18.01.10

Petrotec AG: Einberufung zur Hauptversammlung am 26.02.2010

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Petrotec AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 26.02.2010 in Borken mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Petrotec AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung

15.01.2010 Petrotec AG
Borken

WKN PET111 ISIN DE000PET1111

Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am Freitag, den 26. Februar 2010 um 11.00 Uhr in der Stadthalle Vennehof, Vennehof 1, 46325 Borken stattfindenden außerordentlichen Hauptversammlung ein.


Tagesordnung

Anzeige des Vorstandes gem. § 92 Abs. 1 AktG, dass ein Verlust in der Höhe der Hälfte des Grundkapitals besteht Der Vorstand wird der Hauptversammlung entsprechend der gesetzlichen Bestimmung des § 92 Abs. 1 AktG anzeigen, dass bei der Aufstellung eines unterjährigen Finanzabschlusses festgestellt wurde, dass ein Verlust in der Höhe von mehr als der Hälfte des Grundkapitals besteht.


Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 95 Abs. 1, Satz 1, 96 Abs. 1 letzter Teilsatz, § 101 Abs. 1 S.1 1. Alt. AktG und § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Es sind jetzt zwei Mitglieder in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Eine - auch mehrfache - Wiederwahl ist zulässig.

Die bisherigen Aufsichtsratsmitglieder Dr. Bernd Malmström und Christoph Neizert haben mit Wirkung vom 4. November 2008 bzw. 1. Dezember 2008 ihre Mandate niedergelegt. Die Amtszeit des bisherigen Mitgliedes, Dr. Bernd Malmström, endet mit Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2010 beschließt; die Amtszeit des bisherigen Mitgliedes, Christoph Neizert, endet mit Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2011 beschließt.

Der Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung der Petrotec Aktiengesellschaft vom 23.06.2009 zur Wahl von Herrn Jean Scemama und Herrn Dr. Yom Tov Samia in den Aufsichtsrat der Gesellschaft für den Zeitraum bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2013 endende Geschäftsjahr beschließt, wurde mit Urteil des Landgerichts Dortmund vom 29.10.2009 (Az. 18 O 101/09) für nichtig erklärt. Der Vorstand der Gesellschaft hat daraufhin am 26.11.2009 beim Amtsgericht Coesfeld gem. § 104 AktG beantragt, die beiden vorgenannten Kandidaten im Wege der gerichtlichen Ersatzbestellung Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft zu bestellen. Zum Zeitpunkt der Einberufung dieser außerordentlichen Hauptversammlung, liegt noch keine gerichtliche Entscheidung über den Antrag des Vorstandes der Gesellschaft vor, so dass unabhängig von dem eingeleiteten gerichtlichen Ersatzbestellungsverfahren die Wahl zur satzungsmäßigen Ergänzung des Aufsichtsrates auf sechs Mitglieder erforderlich ist.


Der Aufsichtsrat schlägt daher vor,
1) Herrn Jean Scemama, Vice President Business Development, IC Green Energy Ltd., Tel Aviv, Israel, wohnhaft Tel Aviv, Israel für die restliche Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds Dr. Bernd Malmström in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Amtszeit endet damit mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2010 beschließt.
2) Herrn Dr. Yom Tov Samia, President and CEO IC Green Energy Ltd., Tel Aviv, Israel, wohnhaft Tel Aviv, Israel für die restliche Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds Christoph Neizert in den Aufsichtsrat zu wählen. Die Amtszeit endet damit mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2011 beschließt.

Die zur Wahl vorgeschlagenen Personen sind keine Mitglieder in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten. Sie sind Mitglied in folgenden vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Herr Jean Scemama:
- Mitglied im Board of Directors der Transmediair Inc., USA
- Mitglied im Board of Directors der Ziv Neurim Association (pro-bono), Tel Aviv, Israel
- Mitglied im Board of Directors des 'Yahel' philanthropic fund on the name of Leon Recanatti (pro-bono), Herlzelia, Israel

Herr Dr. Yom Tov Samia:
- Mitglied im Board of Trusties at 'The Ben-Gurion University', Israel
- Mitglied im Board of Trusties at 'The Strategic Dialogue Center of the Netanya Academic College', Israel
- Vorsitzender des Board of Directors der Transmediair Inc., USA
- Stellvertretender Vorsitzender des Board of Directors der HelioFocus
Ltd., Israel

Es ist geplant, die Wahl der neuen Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Einzelabstimmung durchzuführen. Das Mitglied des Aufsichtsrates, Herr Dr. Ingo Kett, ist unabhängig und verfügt über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne des § 100 Abs. 5 AktG.


Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 19. Februar 2010 bei der Gesellschaft unter der Adresse Petrotec AG c/o PR IM TURM HV-Service AG Römerstraße 72-74 68259 Mannheim Fax: 0621/ 71 77 213 E-Mail: eintrittskarte@pr-im-turm.de angemeldet haben.

Die Anmeldung hat in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zu erfolgen. Die Aktionäre haben ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts durch einen in Textform (§ 126b BGB) durch das depotführende Institut erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache nachzuweisen.

Der Nachweis muss sich auf den Beginn (0.00 Uhr) des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen, also auf den 5. Februar 2010, 0.00 Uhr (sog. Nachweisstichtag), und der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 19. Februar 2010 zugehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Verkauf oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Bedeutung für das Teilnahme- und Stimmrecht des angemeldeten Aktionärs. Gleiches gilt für einen Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen und erst danach Aktien erwerben, sind weder teilnahme- noch stimmberechtigt.

Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes und der Anmeldung bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse werden ihnen Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, rechtzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.


Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z.B. eine Aktionärsvereinigung, ein Kreditinstitut oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Wir bieten unseren Aktionären auch an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Diese sind weisungsgebunden, müssen also zwingend entsprechend ihrer erteilten Weisung abstimmen. Wird weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch eine diesen nach § 135 AktG oder § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt, ist die Vollmacht gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in der Fassung des ARUG in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. Der Widerruf einer Vollmacht und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG ebenfalls der Textform (§ 126b BGB). Aktionäre, die einen Dritten bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellt wird und auf der Rückseite der Eintrittskarte abgedruckt ist. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären auch jederzeit auf schriftliches Verlangen zugesandt.

Wird ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 AktG oder § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden, enthält die Satzung keine besondere Regelung, so dass die gesetzlichen Regelungen gelten. Möglicherweise verlangen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen eine besondere Form der Vollmacht, weil sie die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft an folgende Adresse erfolgen: Petrotec AG c/o PR IM TURM HV-Service AG Römerstraße 72-74 68259 Mannheim Fax: 0621/ 71 77 213 Für die elektronische Bevollmächtigung im Sinne von § 16 Abs. 3 der Satzung oder die elektronische Übermittlung des Nachweises einer Bevollmächtigung nutzen Sie bitte die passwortgeschützte Vollmachts-Plattform unter der Internetadresse www.hv-vollmachten.de. Das Online-Passwort ist auf der Eintrittskarte abgedruckt. Eine Vollmachtserteilung unter Nutzung der Vollmachts-Plattform kann aus abwicklungstechnischen Gründen nur bis spätestens 26. Februar 2010, 9.00 Uhr erfolgen. Außerdem können auch nur bis zu diesem Zeitpunkt die Übermittlung des Widerrufs einer erteilten Vollmacht und deren Änderung unter Nutzung der Vollmachts-Plattform erfolgen.

Soll der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen sie zwingend Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Ohne Erteilung entsprechender Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter muss nach Maßgabe der ihm erteilten Weisungen abstimmen. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehenden Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen.

Wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, können Sie dies schriftlich (auch per Telefax) unter Verwendung des hierfür auf der Eintrittskarte vorgesehenen Formulars tun. Nähere Einzelheiten finden Sie auch auf der Eintrittskarte. Die Vollmachten mit den Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis spätestens 25. Februar 2010, 18.00 Uhr bei der Gesellschaft eingegangen sein, andernfalls können sie nicht berücksichtigt werden.

Senden Sie die Vollmachten und Weisungen bitte an:
Petrotec AG c/o PR IM TURM HV-Service AG Römerstraße 72-74 68259 Mannheim Fax: 0621/ 71 77 213

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.


Rechte der Aktionäre

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. mindestens seit dem 26. November 2009, 0.00 Uhr, Aktionär sind. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder per Telefax unter Nachweis der Aktionärsstellung mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 26. Januar 2010 unter folgender Adresse zugehen:

Petrotec AG
Investor Relations - Hauptversammlung
Herr Dr. Curt Philipp Lorber Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18 46325 Borken Fax 02862 / 9100765

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des Aktionärs und einer Begründung schriftlich oder per Telefax an folgende Adresse zu richten:

Petrotec AG
Investor Relations - Hauptversammlung
Herr Dr. Curt Philipp Lorber Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18 46325 Borken
Fax 02862 / 9100765

Gegenanträge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens 11. Februar 2010, unter der angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im Internet unter www.petrotec.de unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß § 126 AktG erfüllt sind. Anderweitig adressierte Gegenanträge von Aktionären müssen unberücksichtigt bleiben. Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers gelten die vorstehenden Ausführungen zu § 126 Abs. 1 AktG (einschließlich der angegebenen Adresse) gemäß § 127 AktG entsprechend mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss.

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Nach § 17 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist der Vorsitzende der Versammlung ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.petrotec.de einzusehen.


Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Informationen gemäß § 124a AktG werden den Aktionären im Internet auf der Homepage der Petrotec AG unter www.petrotec.de im Bereich Investors Relations hier unter Punkt Meldungen und Berichte zugänglich gemacht.


Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG

Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 11.549.999 ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 11.549.999 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Aus eigenen Aktien steht der Gesellschaft jedoch kein Stimmrecht zu. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung am 15. Januar 2010 keine eigenen Stückaktien.

Borken, im Januar 2010
Petrotec AG
Der Vorstand

Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte PR IM TURM HV-Service AG, z. Hd. Frau Krämer, Römerstraße 72-74, 68259 Mannheim, Fax 0621 / 70 99 07.
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